Улучшенное качество звука и более плавное голосовое общение на совещаниях.

С головными офисами в Токио и Киото и 18 филиалами в крупнейших городах Японии, потребность сотрудников Sagawa Express в поездках на встречи была насущной проблемой. Примерно с 2012 года компания проводит онлайн-конференции, которые позволяют сотрудникам участвовать в работе удаленно, сокращая при этом лишние расходы на командировки, время на дорогу и т.д. Каждый понедельник утром проводится регулярное общекорпоративное совещание с участием руководителей головного офиса и руководителей филиалов, включая руководителей подразделений. Когда онлайн-конференции только появились, они использовались в основном для односторонней передачи информации, например, отчетов и инструкций от руководителей головного офиса. Однако по мере того, как сотрудники все больше знакомились с онлайн-конференциями, двустороннее общение стало более распространенным, хотя критические замечания типа "плохо слышно" и "звук потрескивает" все еще поступали. На общекорпоративных совещаниях менеджеры из 428 офисов продаж по всей стране просматривали обмен мнениями между руководителями головного офиса и менеджерами филиалов (около 50 человек) на планшетах, и было очевидно, что необходимо улучшить качество звука онлайн-конференций, чтобы правильно передавать информацию между рабочими местами. Кроме того, поскольку использование онлайн-конференций выходило за рамки общекорпоративных совещаний, возникла хроническая нехватка совместимых переговорных комнат, и компании срочно требовалось их расширить.

В ответ на пандемию COVID-19, которая поразила мир в 2020 году, компания поставила цель обеспечить посещаемость офиса не более 50%, когда в Японии было объявлено чрезвычайное положение, и около 830 сотрудникам головного офиса было рекомендовано работать дома. Общекорпоративный запуск Microsoft Teams с целью разнообразить и оживить коммуникации было завершен к концу марта 2020 года, а переход к удаленной работе был осуществлен быстро и плавно. До этого момента потребность в онлайн-конференциях быстро росла благодаря личному общению в офисе, осуществляемому по сети, но сотрудникам со стороны офиса было нелегко обеспечить конференц-залы, и многие участвовали в групповых встречах, используя собственные ПК с наушниками. В результате часто возникала неудовлетворенность качеством взаимной передачи голоса, а также опасения по поводу ограничений пропускной способности, вызванных участием нескольких человек в онлайн-конференциях через Wi-Fi соединения; соответственно, возникла необходимость улучшить условия для проведения небольших онлайн-конференций.

Таким образом, компания Sagawa Express решила резко сократить количество столов со свободным доступом в головном офисе в Токио, которые использовались все реже, поскольку многие сотрудники теперь работали из дома, и вместо них установить в освободившемся пространстве кабины для переговоров открытого типа, окруженные перегородками. В ноябре 2020 года, расположив изготовленные на заказ кабинки со стеклянными стенами и раздвижными дверями на 3-м и 4-м офисных этажах, компания создала среду, в которой сотрудники могли спокойно общаться, максимально устранив гнетущее ощущение. В то время в каждой переговорной кабине были установлены спикерфоны YVC-330, способные проводить онлайн-конференции от 4 до 6 человек, а также большой монитор, камера и специальный портативный компьютер. Хотя по-прежнему рассматриваются YVC-1000MS и CS-700 - зарекомендовавшие себя продукты Yamaha, получившие высокую оценку за качество передачи голоса - технология YVC-330 SoundCap, которая позволяет без напряжения общаться голосом в шумном открытом пространстве, была запущена в расчете на то, что она будет эффективна для переговорных кабинок с открытыми верхними секциями. В дополнение к 22 переговорным кабинам, недавно установленным в головном офисе в Токио, в общей сложности 40 единиц YVC-330 были установлены в переговорных комнатах в 18 филиалах с частыми потребностями в общении.

Существует причина, по которой мы запустили большое количество YVC-330 в то же время, когда мы начали использовать YVC-1000MS/CS-700 в январе 2019 года. Ранее оборудование, необходимое для проведения онлайн-конференций, например, спикерфоны, привозили в каждую переговорную комнату для установки и настройки, но это требовало больших хлопот по устранению неполадок и управлению арендованным оборудованием, а по мере увеличения частоты проведения онлайн-конференций компания столкнулась с такими проблемами, как нехватка оборудования. Благодаря установке и подключению большого монитора, камеры, специального ноутбука с программным обеспечением для онлайн-конференций и спикерфонов в каждой переговорной комнате, пользователи могут начать онлайн-конференции немедленно, просто включив питание, а отдел планирования IT освобождается от управления арендуемым оборудованием, установки и настройки, что повышает производительность всей компании. Теперь мы были хорошо подготовлены к постоянно растущим потребностям в онлайн-конференциях.